تذكر أن جديد ملف المقصيين من خارج السلم هو ملف مهم للغاية في المؤسسات. يجب أن يتم التعامل مع هؤلاء المقصيين بطريقة عادلة وشفافة وذلك حسب اللائحة الحكومية المعترف بها. يتطلب ذلك وجود عملية صارمة وشاملة للتحقيق في الحالات المشكوك فيها من خلال لجنة مستقلة ومحايدة.
تشمل هذه اللجنة الدرجات الوظيفية المتدنية والعليا وعدم وجود أي انحياز أو تمييز بناءً على العرق أو الدين أو الجنس أو الجنسانية أو العلاقة بالعمل. يتعين على المقصيين أن يقدموا شهادة دقيقة تشير إلى سبب المقص والأدلة الدامغة التي تدعم ذلك.
يتم منح الفرصة للمقصيين للتعبير عن وجهات نظرهم ولديهم حق الاعتراض وتوضيح الحقائق. يتم تنظيم اجتماعات مؤتمرات متعددة وتزويدهم بنسخ من الملف الخاص بهم وتقديمه إلى اللجنة للنظر فيه واتخاذ القرار النهائي.
يجب أن تكون هناك شفافية كاملة في عملية المقص. يتم توثيق جميع الإجراءات وتسجيلها في جداول زمنية قابلة للوصول وتعرض لكل الأشخاص ذوي العلاقة. يتم تخزين جميع البيانات بشكل آمن وسري في قواعد البيانات ذات الصلة.
ملف المقصيين من خارج السلم هو أمر جاد يتطلب إجراءات صارمة وعادلة لضمان حقوق المقصيين والحفاظ على سمعة المؤسسة. يجب أن تكون هناك لجنة مستقلة وشفافة للتحقيق في الحالات المشكوك فيها واتخاذ القرار النهائي بناءً على الأدلة المتاحة.